Integracja GBOX Assist i systemu TMS Wyższy poziom zarządzania zleceniami transportowymi

Na polskim rynku dostępnych jest wiele rozwiązań informatycznych, które wspierają prowadzenie firmy transportowej. Część z nich spełnia tylko podstawowe funkcje, inne z kolei są bardziej zaawansowane i dają więcej możliwości. Które z nich pomogą nam w sprawnej realizacji zleceń transportowych?

Informacje na temat aktualnego położenia pojazdu, które dostarcza nam prosty monitoring GPS, wnoszą zbyt mało danych, by móc precyzyjnie zarządzać przewozami i usprawnić realizację zleceń. Aby osiągnąć przewagę konkurencyjną na rynku transportowym, potrzebna jest szczegółowa wiedza o całym procesie. Od etapu jego planowania poprzez przebieg realizacji aż do finalizacji przewozu.

System TMS

Transport Management System (tzw. systemy TMS) to rozwiązanie wspierające proces:

  • planowania i podejmowania decyzji – dokładne określenie najbardziej efektywnych opcji przewozu z uwzględnieniem niezbędnych parametrów, takich jak: koszt transportu, czas realizacji, mniejsza liczba postojów w celu zapewnienia najwyższej jakości transportu,
  • określenia stawki przewozu – symulacja kosztów, która pozwala na przedstawienie konkretnej oferty zleceniodawcy,
  • monitorowania transportu – zarządzanie zdarzeniami transportowymi na poszczególnych etapach przewozu towaru z punktu A do punktu B, na podstawie informacji dostarczonych przez kierowcę,
  • raportowania – analizowanie przebiegu trasy, weryfikacja kluczowych wskaźników logistycznych w celu usprawniania przyszłych zleceń transportowych.

GBOX Assist

GBOX Assist to zaawansowany system telematyki, który idealnie zastępuje proces manualnego uzupełniania danych oraz monitorowania transportu, jaki dostępny jest w systemie TMS. Integracja rozwiązań TMS i GBOX Assist sprawia, że dane na temat przewozu wysyłane są automatycznie z wykorzystaniem komputera pokładowego zamontowanego w kabinie ciężarówki, bez konieczności znacznego angażowania w to działanie pracownika, który powinien skupić się na jeździe samochodem.

Zlecenie transportowe

Kierowca korzystając z modułu zleceń w GBOX Assist zasila system TMS w informacje o postępach w pracy przy danym zleceniu lub zleceniach. Po zrealizowaniu zadania system TMS na podstawie dostarczonych danych, automatycznie wylicza wszystkie koszty powstałe podczas przewozu, w tym:

  • koszty za czas dojazdu na załadunek (tzw. kilometry puste),
  • koszty za ilość rzeczywiście przejechanych kilometrów (tzw. kilometry ładowne),
  • koszty opłat drogowych,
  • koszty paliwa,
  • koszty eksploatacyjne pojazdu,
  • wysokość wynagrodzenia kierowcy.

Na podstawie szczegółowych informacji na temat kosztów, system TMS pozwala na szybkie wystawienie faktury VAT w oparciu o faktyczne dane. Dzięki temu usprawniamy przepływy pieniężne w firmie i mamy pewność, że przygotowane wyliczenia nie są ani zaniżone ani zawyżone.

Przenośny skaner

Z doświadczenia wiemy, że zdarzają się sytuacje, w których zleceniodawca zanim ureguluje płatność wymaga kompletu dokumentów związanych z przewozem lub kiedy w ramach kontraktu pełna dokumentacja powinna trafić do niego w ciągu 12 godzin od zakończenia zalecenia. W takim przypadku oferujemy Klientom przenośny skaner do GBOX Assist, który umożliwia skopiowanie plików i automatyczne wysłanie ich zaledwie w kilka minut do osoby zarządzającej transportem. Dzięki temu komplet wymaganych dokumentów trafia do zleceniodawcy, jeszcze zanim kierowca wróci z trasy.

Warto zwrócić uwagę jeszcze na dwa aspekty, które usprawniają proces realizacji zlecenia transportowego. Przede wszystkim dane zlecenia takie jak: miejsce załadunku czy rozładunku, numer zlecenia, lista ładunkowa, godziny wykonania danej czynności czy też szczegółowe wymagania klienta, wprowadzane są tylko do jednego programu bez konieczności powielania danych w wielu systemach. Dzięki temu pracownik biurowy, zajmujący się przyjęciem zlecenia, ma dużo więcej czasu na inne zadania. Ponadto system TMS pozwala na wygenerowanie szczegółowego raportu na podstawie faktycznych danych, co pozwala na proste sprawdzenie rentowności zlecenia oraz podjęcie odpowiednich decyzji niezbędnych do usprawnienia kolejnych przewozów.

Procesów, które usprawnia integracja systemu TMS i telematyki, jest znacznie więcej. W tym artykule skupiliśmy się tylko na zleceniach, które są nadrzędnym elementem w działalności transportowej.