Telematyka – nadmierna kontrola, czy złoty środek?

Postęp technologiczny to istotna część naszego życia. Korzystamy z wielu udogodnień, portali społecznościowych, płatności mobilnych, coraz pewniej poruszamy się w wirtualnej przestrzeni. W najbliższym otoczeniu jesteśmy często obserwowani przez dziesiątki kamer, a podczas przeglądania Internetu dostajemy reklamy zgodne z tym czego wcześniej szukaliśmy w sieci. Monitoring różnorodnej aktywności to nasza rzeczywistość. Co ciekawe, najczęściej jesteśmy tego nieświadomi, traktujemy to jak coś normalnego. Rozwój technologiczny jest również nieodłączną częścią branży transportowej. Coraz nowocześniejsze auta, systemy wspomagające kierowcę, bardziej rozbudowane rozwiązania telematyczne – jak GBOX Assist 2.0, sprzyjają rozwojowi firm i przynoszą wymierne korzyści wszystkim zainteresowanym stronom: zarządzającym, pracownikom i kontrahentom.

GBOX Assist 2.0 Jak z tą kontrolą radzą sobie firmy i ich pracownicy?

Jednym z podstawowych elementów wdrożeń telematyki jest szkolenie kierowców. Dlaczego jest to takie ważne? Ponieważ bez dobrej współpracy na linii biuro – kierowca nie da się osiągnąć sukcesu. Kierujący pojazdem powinien rzetelnie używać statusów (czyli określać na urządzeniu, co aktualnie robi), odpowiadać na wiadomości, zgłaszać swoje uwagi i problemy, przesyłać skany dokumentów z rozładunków. Powinien także (a może przede wszystkim) zrozumieć, dlaczego te wszystkie rzeczy są ważne i na co mają wpływ.

Na początku wdrożenia telematyki ze strony kierowców można usłyszeć:

  • Szef teraz będzie chciał śledzić każdy mój krok, czy będę musiał meldować, co jem na śniadanie?
  • Ja i tak nie będę tego używał, nie mam na to czasu.
  • Po co mi to? Ja mam nawigację, jeżdżę swoimi drogami, a spedycja i tak będzie do mnie dzwonić!

Szkolenie osób w biurze jest równie ważne, jak szkolenie kierowców. Również tutaj spotykamy się z różnymi reakcjami:

  • Przecież wcześniej wypracowane metody pracy działały.
  • Do komunikacji używaliśmy różnych narzędzi, a kierowcy wiedzieli jak jeździć. Teraz my mamy ponosić odpowiedzialność za dokładne planowanie pracy kierowców?

Inne obawy pojawiające się najczęściej na starcie wdrożenia:

  • Kierowcy i tak nie będą „klikali” na urządzeniu w statusy (na przykład tankowanie, załadunek, rozładunek, pauza, postój u klienta)!
  • Będą jeździć swoimi drogami, nawet jeśli wyślemy im korytarz.
  • Ja nie będę miał czasu na wprowadzanie zleceń, mam masę telefonów, muszę szukać ładunków.

Jak widać początki wdrażania niosą ze sobą wyzwania dotyczące przede wszystkim przełamania obaw związanych z nadmierną kontrolą, monitoringiem oraz zmianami w zakresie czynności zawodowych. Pokutuje u nas jeszcze rozumowanie, że kontrola to coś nieprzyjemnego, związanego z przykrymi skutkami, a nie źródło wiedzy o funkcjonowaniu firmy na wszystkich etapach.

Informacja w dzisiejszych czasach jest cenniejsza od złota. Czy rozbudowana telematyka, taka jak GBOX Assist, to nadmierna kontrola ze strony właścicieli lub osób zarządzających? Trzeba odczarować takie myślenie.

Błąd? Pomyłka? Trzeba reagować!

Zarówno kierowcy, jak i spedytorzy powinni docenić, że znane są im obszary, w których mogą być kontrolowani. Ważne, żeby podczas analizy danych z systemu wyciągać konkretne wnioski i usprawniać działanie przedsiębiorstwa. Generowanie raportów cyklicznych (wysyłanych automatycznie na naszego maila), wykorzystywanie alertów (automatyczne ostrzeganie na przykład o zjeździe z wyznaczonego korytarza) to doskonałe źródła do bieżącej i archiwalnej analizy naszej pracy. Wymaga to jednak zaangażowania zarówno kierowców, jak i pracowników biura. Obie strony muszą dojść do konsensusu, którego celem jest rozwój i usprawnienie codziennej pracy przedsiębiorstwa. Kto nie chciałby pracować w stabilnej i dobrze zarządzanej firmie? Trudno jest jednak wyjść ze strefy komfortu i modyfikować swoje metody pracy. Jak często pracownicy nie są świadomi, że popełniając kilka błędów przyczyniają się do tego, że firma może stracić kontrakt? Ukrywanie nieprawidłowości jest na dłuższą metę ryzykowne.

Przykład? Obsługujemy kontrakt na wywóz papieru w rolach od naszego klienta. Mamy dzisiaj do wywiezienia 6 ładunków, jest to dostawa do jednej z drukarni pod Berlinem. Niestety, spedytor podczas planowania nie uwzględnił faktu, że jednemu z kierowców pozostało tylko 7 godzin dwutygodniowego czasu pracy. Orientuje się dopiero wtedy, gdy kierowca odbiera dokumenty na załadunku i dzwoni z zapytaniem, czy ta dostawa na pewno jest na jutro, bo on nie ma tyle czasu pracy, aby wykonać to zadanie. Co robi spedytor? Kontaktuje się ze zleceniodawcą, pyta o możliwość późniejszej dostawy. Niestety, drukarnia ma ustawione maszyny pod konkretny rozmiar papieru, opóźnienie spowoduje przestój wydruku i ogromne koszty. Ratunek? Drugi z kierowców, posiadający wystarczającą ilość czasu pracy jest wolny, nie mamy dla niego ładunku. Gdzie jest haczyk? Musi nadłożyć aż 200 km, aby przepiąć naczepy i dostarczyć towar na czas. Straty są oczywiste: paliwo, czas, opłaty drogowe i niepotrzebny stres. Czy dowie się o tym właściciel firmy, jeśli spedytorzy działają na własnych arkuszach kalkulacyjnych? Bez telematyki, szanse są znikome.

Telematyka źródłem cennej wiedzy

Pamiętajmy, że każdy ładunek objęty jest umową pomiędzy przewoźnikiem, a klientem. Przyjmujemy zlecenia, podpisujemy kontrakty, które często mają wiele punktów dotyczących odpowiedzialności przewoźnika. Jak często z tego tytułu płacimy różne kary? Spedytor nie dosłał do klienta skanu dokumentów w ciągu 24 h? Kierowca zapomniał poprosić magazyniera o potwierdzenie salda paletowego? Towar na jednej z palet był uszkodzony? Dostajemy kolejne noty obciążeniowe, kary, zaczynamy poszukiwanie winnych, sytuacja staje się nerwowa, a nasze konto uszczupla się o kolejne kilkadziesiąt euro.

Telematyka wychodzi naprzeciw takim problemom. Podgląd na aktualny czas pracy? W kilka chwil możemy sprawdzić, czy kolejne zlecenie, które planujemy dla kierowcy, dopasowane jest do jego możliwości. Kierowca ma problem z dojazdem do celu, nie wie, którą drogą jechać? Spedytor wysyła do urządzenia GBOX Assist korytarz, który poprowadzi go bezpośrednio do klienta. Nie wiemy czy kierowca jest w trakcie rozładunku, czy jeszcze czeka na podjazd pod rampę, a nie odbiera telefonu? Sprawdzamy wybrany przez niego status zaawansowany, który informuje nas o tym, co aktualnie robi. Uszkodzony towar? Brak informacji o zdanych paletach? Spedytor szybko analizuje skany oraz sprawdza uwagi odnośnie rozładunku, które kierowca wprowadził za pomocą GBOX Assist.

Czy w takich przypadkach, nie lepiej być „kontrolowanym”? Wykorzystując optymalnie nowe technologie możemy ułatwiać sobie (i innym) pracę, zmniejszyć poziom stresu, wyciągać wnioski z pomyłek. Właściciele firm mogą analizować na bieżąco wszelkie nieprawidłowości i razem z pracownikami szukać pomysłów oraz rozwiązań, które usprawnią działanie.

Przy rosnącej konkurencji oraz coraz większych wymaganiach rynku, przedsiębiorcy nie mogą obyć się bez narzędzi, takich jak zaawansowana telematyka. Pomagają one w codziennej pracy, pozwalają podejmować decyzje, minimalizują ilość błędów (i zarazem kosztów). Dzięki telematyce możemy być pewnym i stabilnym partnerem dla naszych klientów.

I ważna uwaga końcowa. Same korzyści będą wymierne, jeśli umiejętnie zostaną połączone z kompetencjami miękkimi, takimi jak otwartość na zmiany czy współodpowiedzialność za sukces całego zespołu.